Wachstum in einem Unternehmen erfordert ständige Veränderung. Bisher erfolgreiche Vorgehensweisen werden neuen Situationen oft nicht mehr gerecht. Problemfelder nur hinzunehmen und zu hoffen, es werde sich schon alles finden, ist sicher nicht die richtige Lösung.

konplan systemhaus AG hat in den letzten acht Jahren den Umsatz auf das Sechsfache gesteigert. Damit verbunden wurden wiederholt Organisationsstrukturen und Geschäftsprozesse auf den Prüfstand gestellt und den neuen Rahmenbedingungen angepasst.

Da bei konplan systemhaus AG das Projektgeschäft einen immer größeren Bestandteil des Geschäftsmodells ausmacht, ist es von entscheidender Bedeutung und absolut erfolgskritisch, dass Projektziele in der angebotenen Qualität, Kosten und Zeit erreicht werden.

Nicht jedes der Entwicklungsprojekte konnte jedoch in der Vergangenheit gewinnbringend umgesetzt werden. Zusätzlich haben die große Breite von Projekten und – damit verbunden – die unterschiedlichen Anforderungen an das Projektmanagement immer wieder zu internen Diskussionen geführt.

Daher wurde vor kurzem ein neuer Projektmanagement-Prozess implementiert. Gemeinsam mit Wolfgang Weber, Spezialist für professionelles Projektmanagement, haben wir unsere Erfahrungen zusammengetragen, die Anforderungen an das Projektmanagement analysiert, und basierend darauf einen standardisierten und generischen Einzelprojektmanagement-Prozess eingeführt.

Im Ergebnis sind dadurch folgende Verbesserungen erreicht worden:

• Klare Projektziele und Abgrenzung von nachträglichen Änderungen
  Ziele und Nichtziele werden sorgfältig geklärt und vom Auftragsverantwortlichen freigegeben. Damit verfügt das gesamte Projektteam über ein gutes konsolidiertes Verständnis, was mit dem Projekt erreicht bzw. eben nicht erreicht werden soll.
  Alle evtl. später neu hinzukommenden Anforderungen an das Projekt sind so vom ursprünglichen Projektziel klar abgrenzt und können allenfalls als Änderung mit aufgenommen werden. Die Entscheidungsbefugnis dafür liegt ausschliesslich beim Auftragsverantwortlichen.
• Höhere Schätzgenauigkeit von Aufwänden und Kosten durch Nutzung der bisherigen ErfahrungenBei der Planung von neuen Projekten und der Erstellung der entsprechenden Angebote können die erforderlichen Aufwand- und Kostenschätzungen mit den tatsächlichen Aufwänden und Kosten bereits abgeschlossener Projekte verglichen werden. Dies wird u.a. durch weitestgehend standardisierte Arbeitspakete in den meisten Projekten ermöglicht. So können die Kosten für neue Projekte schneller und treffsicherer geschätzt werden.
• Effizienzgewinn bei der Planung und Angebotserstellung von Projekten
  Abhängig von der Art der Projekte können Projektleiter auf vordefinierte, Projekttyp-spezifische Projektstrukturpläne zurückgreifen und darin nur diejenigen Arbeitspakete löschen bzw. abändern, welche für das jeweilige Projekt nicht benötigt werden oder angepasst werden müssen. Dadurch werden keine Arbeitspakete vergessen, der Planungsaufwand wird massiv geringer und die Durchlaufzeit der Projektplanung deutlich kürzer.
• Transparenz und Klarheit auch der Projektmanagement-Arbeitspakete
  Klare Vorgaben und transparente Qualitätsstandards liegen mit dem neuen Prozess sowohl für interne Mitarbeiter als auch für Kunden vor. Dadurch sind die Aufwände und Kosten – auch für sämtliche PM-Aufgaben – vollkommen transparent.
• Weniger Reibungsverluste durch geklärte Rollen
  Durch Einführung der Rollen des Auftragsverantwortlichen, des Projektleiters, und der Projektteam-Mitglieder sind nun Verantwortlichkeiten und Befugnisse klar geregelt. Unklarheiten und Missverständnisse bzgl. der jeweiligen Zuständigkeiten sind beseitigt und weitere Diskussionen dazu sind nicht mehr erforderlich.

Mit dem neuen Projektmanagement-Prozess können nun die Erfahrungen aus vergangenen Projekten systematisch genutzt und Projekte wesentlich besser geplant und organisiert werden. Zusätzlich ist die Durchführung der PM-Aufgaben effizienter und deren Qualität höher. Wir sind davon überzeugt, dass wir damit einen entscheidenden Grundstein für noch mehr Erfolg im Projektgeschäft gelegt haben.

Falls wir auch Sie unterstützen dürfen, rufen Sie uns gerne an: +41 41 799 30 10

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Autor:

Samuel Farner

Dipl. Masch. Ing., Executive MBA

Business Unit Leiter: Mechanical Engineering and Automation

Mitglied der Geschäftsleitung

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